贺 兰 县档 案 局 文 件 贺档发[2013]4号 关于做好2012年度归档文件整理工作的通知各乡镇场、企事业单位、县直各部门： 为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》、《国家档案局8号令》和《国家档案局9号令》，进一步做好年度归档文件整理工作，切实加强各单位档案业务基础建设，全面提升各单位档案工作水平，为建设“幸福贺兰”提供优质高效的档案服务。现将做好2012年度归档文件整理工作的有关事项通知如下： 一、高度重视，切实加强组织领导各部门、单位要进一步提高对档案重要性的认识，重视年度归档文件整理工作，加强组织领导，切实帮助解决档案工作人员在归档文件整理过程中遇到的问题。档案人员要认真负责，积极参加档案业务培训，严格按照业务规范要求，适时抽调工作人员参与整理工作，按时完成年度归档文件整理任务。 二、加强收集，确保归档文件齐全完整 各部门、单位要从年度工作实际出发，按照本单位制定的文件材料归档范围，加强文件材料收集，确保做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。同时，加强对本单位各种门类和载体文件材料的收集，确保归档文件材料齐全完整。 （一）加强文书档案的收集。要严格按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中关于归档范围的要求，结合本单位2012年机关工作开展情况，及时调整充实归档材料范围和保管期限表，全面、系统收集2012年度机关文件材料。文书档案不仅要收集发文登记本所登记的“红头文件”，还要收集本机关工作中产生的“非红头文件”，如重要会议材料、各种会议记录、各类统计报表、领导述职报告等材料，确保反映本单位年度“常规工作”的档案资料应收尽收。 （二）加强专业档案的收集。要按照《国家基本专业档案目录（第一批、第二批）》中关于民生、人事、经济、政务、文化类等专业档案的分类标准，认真研究，仔细梳理，细化类目，充实内容，注意加强本单位声像、电子、基建、会计、人事等专业档案和相关业务档案的收集，确保反映本单位年度“业务工作”的档案资料应收尽收。 （三）加强“三重”档案的收集。要进一步调整完善本单位、本系统“三重”档案（重大活动、重要会议、重点建设项目）归档范围类目，确保反映本单位年度“重要工作”的档案资料应收尽收。 （四）加强特色档案的收集。各单位要结合2012年度工作情况，对本单位工作中形成的具有查考利用价值的各类照片、图表、光盘、实物等特色门类档案材料，分门别类细化归档范围，及时、全面、系统收集整理归档，充实本系统、本部门室藏特色档案资源，确保反映本单位年度“特色工作”的档案资料应收尽收。 三、严格标准，提高归档文件整理质量 各部门、单位要严格按照档案行业主管部门和本系统业务主管部门的归档材料整理要求，狠抓各项业务规范标准落实工作，严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”，使各门类档案严格按照相关业务标准规范整理。 （一）文书档案整理标准。要严格落实国家档案局《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关要求，认真做好文书档案的规范整理，重点做到“卷件明确、期限准确、装订标准、编目清晰、盖号规范、排列有序、装具统一”。 （二）专业档案整理标准。各单位要科学把握“尊重实际需要，便于查考利用”的档案整理总原则，深化档案宏观指导标准与部门行业规范的结合，严格按照专业档案整理标准，认真做好2012年度应归档专业档案材料的规范整理工作。要认真贯彻落实《国家档案局第9号令》有关规定，科学界定移交进馆档案范围，及早安排专门力量，加快推进移交进馆前业务档案的规范化整理工作。 （三）特色档案整理标准。要重点规范照片档案整理，严格做到“照片尺寸统一、照片装具统一、说明项目统一、文字套打统一”的“四统一”标准，归档照片尺寸统一按照5寸标准收集，事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等文字说明项目齐全。要进一步规范影像档案、实物档案整理，录音带、录像带、光盘等必须图像清晰、声音清楚，存放装具符合国家标准要求，文字说明项目齐全、打印规范。 四、强化措施，扎实做好归档文件整理工作 各部门、单位要切实把握“清理积存、统一装具、规范扫描”三个重点环节，进一步明确分管领导和具体责任人，细化任务目标，集中人力、物力和时间加快推进，努力提高档案整理质量，确保在2013年6月30日以前全面完成年度归档工作任务。 （一）加大力度，清理往年“积存”。有关单位要加大对往年“积存”档案的整理力度，按照归档范围相关要求，分类补充齐全，并与2012年度归档材料整理工作同研究、同部署、同整理、同完成，及时赶上全市年度归档总体进度。 （二）严把规范，统一档案装具。要按照国家行业标准和县档案局相关要求，切实统一档案装具。其中，文书档案、专业档案必须使用全县统一的无酸纸档案装具；照片档案要统一使用“纸质册页、四角分插、半透明覆纸”的专业照片档案册；音像档案要放置在国家标准的防磁柜内。 （三）及时扫描，规范数字化转换。要严格落实“转化一批、进馆一批、不转不进”的标准要求，及时做好归档材料目录级和原文级的信息著录工作；按要求完成纸质档案扫描和数字化，规范打印归档文件目录，及时进行刻录光盘报送，并做好数据备份工作。 五、加强监督，提高业务指导服务水平 （一）加强监督考核。2012年度归档材料整理工作时间紧、任务重，是档案规范化管理的基础性工作，事关今年档案整体工作进度。县档案局将于今年7月份对各单位归档文件整理情况进行检查，对不能按时完成任务的单位，视为档案工作科学化评估不合格单位，并根据有关法律法规，下发整改通知书，限期进行整改，并对有违反档案法律法规行为的单位和个人，根据情节轻重做出相应处罚，各部门、单位务必高度重视。 （二）加强指导服务。为加强此项工作的针对性服务，县档案局将认真履行业务指导“五个零”服务承诺（指导受理“零推诿”、指导方式“零距离”、指导事项“零积压”、指导质量“零差错”、指导目标“零投诉”），统筹安排时间，对各单位年度归档工作进行不定期督导，有业务需求的单位可及时与县档案局联系，我们将根据单位不同的业务需求，采取登门指导、上门协助等方式，推动年度归档任务顺利完成。 联系人：杨淑梅联系电话：8061557 贺兰县档案局 2013年3月25日